高新區(qū)商務(wù)會(huì)議服務(wù)咨詢

主會(huì)場(chǎng)布置。應(yīng)重點(diǎn)考慮兩個(gè)方面：一方面是供主席臺(tái)就座人員觀看的屏幕。一般設(shè)置在主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)一排之間位置，且不能對(duì)主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)人員之間目光交流造成影響。若主席臺(tái)較寬，應(yīng)多設(shè)置幾塊屏幕，左右對(duì)稱，避免主席臺(tái)就座人員轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。若主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)之間距離不夠，也可將屏幕設(shè)置在會(huì)場(chǎng)正后方，屏幕尺寸應(yīng)滿足清晰觀看需要，高度要適宜。另一方面是供主會(huì)場(chǎng)臺(tái)下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個(gè)區(qū)域，一是在主席臺(tái)兩側(cè)，面向臺(tái)下會(huì)場(chǎng)，尺寸高度應(yīng)滿足整個(gè)會(huì)場(chǎng)尤其是后排人員清晰觀看需要；二是在主席臺(tái)與臺(tái)下會(huì)場(chǎng)一排之間，方便臺(tái)下前排就座人員觀看，避免前排人員頻繁轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。會(huì)前檢查：會(huì)議開始前，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容列項(xiàng)檢查：如設(shè)備設(shè)施、會(huì)議物品，人員準(zhǔn)備情況等。高新區(qū)商務(wù)會(huì)議服務(wù)咨詢

現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的主要任務(wù)是確保會(huì)議各項(xiàng)議程按既定方案執(zhí)行，維護(hù)好主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)秩序，對(duì)出現(xiàn)的特殊情況及時(shí)應(yīng)對(duì)處理，確保會(huì)議效果。會(huì)前幾小時(shí)左右應(yīng)再次與各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，對(duì)會(huì)議各要素進(jìn)行檢查落實(shí)。檢查完畢后至領(lǐng)導(dǎo)同志入場(chǎng)前的準(zhǔn)備時(shí)間，主會(huì)場(chǎng)音頻和畫面可先切走，播放備用視頻，待會(huì)議即將開始前再同步顯示。會(huì)議開始后應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程并提前作好相關(guān)準(zhǔn)備。比如，領(lǐng)導(dǎo)同志快入場(chǎng)前，鏡頭應(yīng)提前切到進(jìn)場(chǎng)方向；發(fā)言人準(zhǔn)備發(fā)言時(shí)，一般提前到發(fā)言席就座，畫面也要及時(shí)切換到位；要關(guān)注會(huì)場(chǎng)情況，如有違反會(huì)場(chǎng)秩序和會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)的情況要及時(shí)提醒糾正，等等。會(huì)議過程中還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)特殊情況，準(zhǔn)確研判、快速處置。專業(yè)的會(huì)議服務(wù)細(xì)節(jié)以時(shí)間段來劃分接待方案，保證專人定時(shí)服務(wù)到位。

服務(wù)的流程：一般而言，作為專業(yè)的會(huì)議服務(wù)公司，對(duì)于會(huì)議服務(wù)流程的把握應(yīng)該更專業(yè)更到位，會(huì)議服務(wù)流程大多經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：1、策劃：作為專業(yè)的會(huì)展代理公司，我們提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、招展企劃、?huì)議回執(zhí)等等。2、咨詢：在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。

會(huì)議服務(wù)之倒茶禮儀：1、我們?cè)诮o客人倒茶的時(shí)候注意不要太滿，太滿你也不好端是吧。當(dāng)然也不能太少了，一般就是7或8左右。還有茶葉也不要加的太多，會(huì)使茶水過濃，口感不好，茶水也不能太清淡。如果，有客人主動(dòng)告訴你自己喝茶習(xí)慣，那就把握好那個(gè)度，讓口感適合。2、我們的會(huì)議服務(wù)人員一般是應(yīng)在客人的右后方倒茶，當(dāng)你走上前時(shí)要先告知客人，比如為您奉荼之類的話，以防他突然向后轉(zhuǎn)碰到杯子，這樣會(huì)比較尷尬。為女士倒的話，右手拿杯左手托住杯底。如果為男士倒茶的話，要注意雙手拱握杯子中部，有柄的杯子要把柄放置在右側(cè)。3、對(duì)于有蓋的杯子，注意用我們的右手中指和無名指將蓋子輕輕的夾住，大拇指、食指和小拇指將杯子取起，站在客人右后側(cè)方，用左手容器填滿，同樣有柄的則將其轉(zhuǎn)至右側(cè)?？腿擞貌蜁r(shí)先要向客人表示間候，把餐單遞送給客人，請(qǐng)求客人點(diǎn)餐。

選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮，達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：一、大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺；會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說：“不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。” 二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一整天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。四：要有停車場(chǎng)。現(xiàn)代社會(huì)召開會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。會(huì)議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)決定。昆明承辦會(huì)議服務(wù)流程

把會(huì)開短是真功夫，是會(huì)務(wù)組織者和全體與會(huì)人員工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。高新區(qū)商務(wù)會(huì)議服務(wù)咨詢

一次成功的會(huì)議，不僅要有充分的會(huì)前準(zhǔn)備，周到的會(huì)中服務(wù)，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會(huì)后有關(guān)工作。一是統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。二是做好會(huì)后總結(jié)。及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。要注意收會(huì)議人員對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。三是及時(shí)整理會(huì)議資料。要牢固樹立檔案意識(shí)，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會(huì)提供工作參考。高新區(qū)商務(wù)會(huì)議服務(wù)咨詢

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